Condomínio Retiro das Pedras

Brumadinho 24 de junho de 2009

Caros Condôminos,

O Conselho Consultivo, eleito para o biênio 2009/2011 , tendo por objetivo ampliar a participação dos condôminos nas decisões do condomínio e contribuir com a administração vem apresentar sua dinâmica de trabalho e seu calendário de reuniões.

As reuniões ordinárias do Conselho Consultivo são mensais e abertas à participação de todos os moradores do condomínio. Nestas reuniões são discutidos e deliberados os assuntos de interesse da comunidade do condomínio encaminhados pela Diretoria e também por condôminos.

Todas as decisões do Conselho Consultivo são registradas em ata e publicadas no site do Retiro : www.retirodaspedras.com.br.

Para facilitar o exame e encaminhamento dos assuntos a serem tratado, o Conselho Consultivo, organizou as seguintes comissões:

1- Convenção e regulamento interno
2- Segurança e gestão interna
3- Social, esportes e cultura
4- Meio ambiente e obras

Estamos convidando todos os moradores que queiram participar destas comissões para inscreverem-se na Secretaria do condomínio ou por e-mail conselhoconsultivo@retirodaspedras.com.br

As comissões, após serem formadas, estabelecerão um calendário próprio de reuniões que será divulgado para que os condôminos possam enviar suas demandas.

O resultado das apreciações e propostas elaboradas nas comissões serão encaminhadas para reunião geral do Conselho Consultivo.

Calendário das reuniões mensais para o semestre de 2009.
Local : Sala Multimeios.
- 11 de julho, sábado – 10:00 às 12:00h
- 08 de agosto, sábado – 10:00h às 12:00h
- 12 de setembro, sábado – 10:00h às 12:00h
- 03 de outubro, sábado – 10:00h às 12:00h
- 07 de novembro, sábado – 10:00h às 12:00h
- 05 de dezembro, sábado – 10:00 às 12:00h

Inscreva-se nas comissões!
Participe das reuniões do Conselho!
O Retiro é de todos nós! Participe!

Nossos trabalhos têm sido pautados em decisões tomadas por grupo de no mínimo três diretores, entre eles a presidente, que têm marcado presença para conhecimento das matérias objeto de deliberações diárias.

Em vista da sua complexidade e do grau de responsabilidade, muitas matérias são levadas para debates em plenário das reuniões ordinárias de quinta-feira, que têm contado com o comparecimento assíduo de toda a equipe de diretores. Para darmos conta da agenda, reuniões extraordinárias não têm sido poucas, nos sábados e noutros dias de semana.

Depois de empossados, os diretores foram procurados por uma significativa quantidade de condôminos que, em atitude de sincera boa vontade, ofereceram préstimos à administração do Condomínio. Com certeza esse tipo de colaboração é muito bem-vinda e, para tanto, lembramos que toda participação efetiva dos condôminos é tratada de modo mais formal no âmbito das comissões do Conselho Consultivo.

Conforme apresentado em seguida, a Diretoria tem julgado necessário implementar algumas normas de procedimento, algumas das quais de alcance interno (válidas para os funcionários do Condomínio) e outras de alcance externo (válidas para todos os condôminos). Sempre que necessário, a implementação das normas é acompanhada da justificativa. Quando necessário as nossas decisões são levadas a uma apreciação da comunidade, mediante intermediação do Conselho Consultivo.

Temos balizado nossas ações no sentido de cumprir as leis e documentos referentes à regulamentação do Retiro das Pedras que, naturalmente, acarretam em deveres e direitos, e visam, sobretudo, o bem comum e a convivência com harmonia e respeito.

OUVIDORIA

Para cumprimento de importante item de proposta da campanha eleitoral da nova Diretoria - foi criada a Ouvidoria, a cargo do diretor Francisco Prado, que recebe as questões apresentadas pelos retirenses, dá encaminhamento para as providências cabíveis e monitora o seu tratamento até a solução final. É relevante dizer que esta medida tem tido grande aceitação com a procura de mais de 50 condôminos em cerca de 30 dias.
Os atendimentos da Ouvidoria podem ser feitos por:

• Contato pessoal, todas as segundas-feiras, das 19 às 21h, na secretaria;
• E-mail, acessando-se o link “FALE CONOSCO” apresentado na página principal do nosso site (www.retirodaspedras.com.br);
• Registro no Livro de Sugestões, Opiniões e Reclamações da Secretaria.

TRABALHOS EMERGENTES DE MANUTENÇÃO DAS ÁREAS COMUNS

• Restauração da sauna a vapor, com substituição dos azulejos quebrados, recomposição dos rejuntes, instalação de soleira e cantoneiras.
• Limpeza dos acostamentos e correção das principais depressões da estrada de acesso ao Condomínio.
• Desentupimento do sistema de drenagem da estrada de acesso, que havia mais de cinco anos não recebia manutenção; de modo a se prevenir contra os constantes estragos provocados no calçamento, pelas águas pluviais.
• Reparo dos buracos e depressões do calçamento das ruas internas do Condomínio.
• Aquisição de um trocador de calor para melhoria do sistema de aquecimento da piscina, em substituição dos antigos, que já estavam apresentando baixo rendimento e alto custo de manutenção.
• Restauração da capela, por meio de rejuntamento de algumas pedras de revestimento, tratamento dos lambris e pintura de parte do concreto.
• Gestão de limpeza do mato e sujeiras dos 42 lotes vagos, mediante retirada do lixo vegetal por caminhões contratados pelo Condomínio e chamamento à responsabilidade pela capina aos respectivos proprietários.
• Manutenção da guarita de visitantes e do abrigo do ponto de ônibus, compreendendo limpeza do telhado e aplicação de verniz sobre as suas paredes.
• Manutenção da mureta de entrada, onde está afixado o nome do Condomínio, por meio de fixação e limpeza das suas letras, melhoria do sistema de iluminação e aplicação de verniz sobre os tijolos aparentes.
• Limpeza do canteiro central da Av. Pinheiros e da Praça do Breu.
• Restauração das floreiras que circundam o pátio da entrada ao Condomínio.
• Limpeza da área de recepção e triagem dos resíduos recicláveis.
• Reparo da camionete de obras, ao custo de R$2.600,00.

LEVANTAMENTO DE OBRAS IRREGULARES

Em vistoria realizada nas 62 obras em execução, logo após a posse da nova Diretoria, a Supervisão de Obras do Condomínio – juntamente com o Departamento de Posturas da Prefeitura Municipal de Brumadinho – constataram a existência de 32 obras irregulares, principalmente por descumprimento de afastamentos divisórios e dos limites de área construída. As irregularidades se evidenciaram por obras em andamento sem a devida aprovação – no Condomínio e/ou na Prefeitura de Brumadinho – e outras executadas em desacordo com o projeto previamente aprovado.

Diante de tal situação, a Diretoria de Obras expediu uma carta-circular a todos os condôminos determinando o prazo até o dia 15-maio-2009 para regularização. Do universo de obras irregulares, lamentavelmente apenas um condômino procurou regularizar a sua situação.

Em decorrência da impossibilidade de lidar de modo amistoso com os demais casos, não resta outra solução senão a de dar a eles tratamento no Judiciário. Essas medidas de caráter radical estão longe de ser desejáveis, mas já estão sendo providenciadas pela nossa assessoria jurídica, por se mostrarem como a única opção cabível.

EVENTOS PROMOVIDOS E CAMPANHA BENEFICENTE

• Tapete de serragem colorida para a procissão da ressurreição, em trabalho promovido pelo Grupo da Capela, numa oportunidade de congraçamento de dezenas de adultos, crianças e idosos.
• Torneio de Buraco na sede social, com adesão de 14 duplas.
• Chá das 5 realizado no quiosque de vidro, promovido pelo Grupo da Serenidade, com participação de cerca de 40 pessoas, para celebração da conhecida lua cheia de maio, ocasião em que é mundialmente lembrada a iluminação de Buda.
• Noite de Autógrafos com Ângela Mucida, realizada no quiosque de vidro com uma palestra da autora acerca do tema do seu livro.
• Primeira reunião com representantes da União dos Escoteiros do Brasil, para fundação do Grupo de Escotismo do Condomínio Retiro das Pedras, no dia 30 de maio.
• Campanha do Agasalho, da qual resultou arrecadação de 105 kg de agasalhos, cobertores e calçados, entregues ao padre Natanael para doação à população carente da Vila Marçola em BH.
• Feira de artesanato revitalizada por meio de eventos e atividades que propiciam maior convívio entre os visitantes.

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

• Suspensão da prática de compensação de faltas não-justificadas de empregados, mediante concessão de abonos de faltas limitada aos casos previstos na legislação trabalhista.
• Implantação do almoxarifado, mediante realização do inventário físico de todos os itens de estoque; centralização do estoque de todos os materiais de consumo; controle de entradas, estoque e baixas dos materiais por meio de fichas Kardex e sistema informatizado com emissão de relatórios de controle para suporte ao melhor momento de compra.
• Implantação de procedimento formal de compras, com atribuição de responsabilidades dos envolvidos no processo.
• Implantação de controle de saída de veículos do Condomínio, com registro dos dados de quilometragem, tempo gasto, justificativa e aprovação do responsável.
• Implantação e centralização do controle de abastecimento dos veículos do Condomínio, mediante adoção de controles gerenciais quinzenais, para avaliação do consumo de combustível.
• Revitalização do site do Retiro das Pedras, com revisão do seu conteúdo, implementação de nova estrutura de links, inclusão de documentos administrativos para consulta pública e divulgação de novos canais de comunicação dos condôminos com a Administração.
• Revisão do contrato dos telefones celulares objetivando economia das tarifas cobradas pela operadora, com economia de cerca de R$ 7 mil / ano.
• Racionalização do uso de telefones celulares pelos funcionários, mediante adoção de um Gestor Web oferecido pela operadora para otimização dos gastos com telefonia celular.
• Implementação de procedimentos contábeis recomendados pela auditoria externa em relatórios de anos anteriores, desconsiderados pela administração anterior.
• Suspensão de liberações diversas concedidas para aproximadamente 150 visitantes e moradores das imediações do Condomínio, que eram autorizados a usufruir da estrutura condominial, a qualquer tempo, como se fossem condôminos.
• Contratação de nova assessoria jurídica para o Condomínio.
• Reativação das ações de cobrança de condôminos inadimplentes.
• Reativação das indenizações cobradas pelo Condomínio que estavam arquivadas.
• Realização do mapeamento e levantamento quantitativo–qualitativo de todas as placas de sinalização, redutores de velocidade, lixeiras, torneiras e tomadas elétricas das ruas, praças e jardins, visando melhoria do seu uso e manutenções periódicas.
• Revisão e adoção de medidas tomadas para eficiência da coleta de entulhos, cuja freqüência foi aumentada de um para dois dias semanais.
• Revisão e adoção de medidas tomadas para eficiência da coleta de lixo vegetal, cuja freqüência foi mantida em dois dias semanais.
• Retomada da coleta seletiva de resíduos caseiros em parceria com a ASCAVAPE-Associação dos Catadores do Vale do Paraopeba e com a Prefeitura Municipal de Brumadinho, todas as segundas e quintas-feiras, pela manhã, com a adesão de 192 casas até o momento.
• Adoção de política de concessão de férias aos jardineiros, de modo a atender também às necessidades do Condomínio, em função da demanda desse tipo de serviço.
• Revisão das condições para não-condôminos usarem as quadras de esporte e do clube.
• Monitoramento de todas as ocorrências diárias registradas pela equipe de segurança em livro próprio, para amplo conhecimento de toda a Diretoria e eventual tomada de providências cabíveis aos casos que demandam ações corretivas.
• Regulamentação de uso da sede social e da capela, de modo a possibilitar o seu uso por mais de um condômino ou mais de um grupo de usuários num único fim de semana.
• Revisão dos contratos de comodato dos prestadores de serviço no Condomínio, para verificação do cumprimento às determinações legais aplicáveis e análise da sua conveniência ao interesse comunitário.
• Revisão dos procedimentos de segurança da festa junina, com a introdução de novas regras de controle na venda dos convites, privilegiando os condôminos e convidados.
• Suspensão de agendamento de eventos na sede social a partir de 31/03/2010, para que as suas instalações prediais possam ficar liberadas para manutenção ou reformas, em conformidade com o que vier a ser deliberado em Assembléia.

OUTRAS MEDIDAS TOMADAS PARA ELIMINAÇÃO DE GASTOS INDEVIDOS

• Implantação de regime de funcionamento noturno das quadras de esporte, mediante estabelecimento de horário limitado até às 21h45. O sistema de iluminação das quadras estava ficando displicentemente ligado durante toda a noite. A limitação do horário teve como justificativa não só evitar o desnecessário desperdício de energia elétrica como também a preservação do silêncio atendendo a grande demanda dos moradores das imediações.
• Corte da verba de R$1.200,00 / mês destinada à prática de futebol de campo, da qual participavam apenas 4 condôminos (aluguel de campo de futebol, lavagem de uniformes e pagamento de treinador e de juiz de campo).
• Suspensão de prestação de serviços e utilização de ferramentas/máquinas do Condomínio pelos empregados, em atendimento a condôminos durante o seu horário de trabalho.
• Suspensão provisória do uso gratuito da copiadora da Secretaria do Condomínio até a conclusão da análise do custo/benefício desse serviço e implantação de seu controle.
• Cancelamento de conta na papelaria do Jardim Canadá, para que todas as compras passem a ser centralizadas no Setor de Compras, de modo a racionalizar as freqüentes saídas de carros da nossa frota e a dar pleno cumprimento aos novos procedimentos.
• Cancelamento de linha Velox (internet) dedicada à transmissão de imagens das câmeras de segurança do Condomínio em site da internet, propiciando economia de R$ 3 mil / ano.
• Compra de cestas básicas para os empregados do condomínio com especificação de seus componentes por tipo e não por marca, como era feito anteriormente. A economia resultante será de R$ 15 000,00 anualmente, sem perda da qualidade.
• Suspensão de serviços prestados por funcionários para órgãos externos durante o horário de expediente.

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Agradecemos o apoio dos condôminos, moradores e funcionários e continuamos contando com a participação de todos.

Atenciosamente ,

A Diretoria.